Die Sicherheit von Kundendaten hat im Versicherungssektor oberste Priorität. Unsere IT-Sicherheitslösungen sind ISO 27001-zertifiziert und schützen Ihre sensiblen Informationen vor unbefugtem Zugriff, Diebstahl und Datenverlust. Mit einem integrierten Informationssicherheits-Managementsystem (ISMS) und unserer Expertise unterstützen wir Sie bei der Identifizierung und Bewertung potenzieller IT-Sicherheitsrisiken und helfen Ihnen, proaktive Maßnahmen zum Schutz Ihres Unternehmens zu ergreifen.
Unsere Schulungen und Trainings sensibilisieren Ihre Mitarbeiter für IT-Sicherheitsrisiken und stellen sicher, dass sie Best Practices im Umgang mit sensiblen Daten umsetzen. Dies trägt nicht nur zur Einhaltung der branchenspezifischen Vorschriften bei, sondern auch zur Stärkung Ihrer gesamten Sicherheitsstrategie.
Mit einer geeigneten Software für das IT Service Management (ITSM) lassen sich in der Versicherungsbranche Geschäftsprozesse optimieren und beispielsweise das Stammdaten-, Service-, Portfolio– und Vertrags-Management clever miteinander verknüpfen.
Bei einem großen, deutschen Versicherer, der bislang nur die ersten beiden Bereiche über sein ITSM-System abbildete, sollten daher auch die Verträge digitalisiert werden, um so das komplette Contract Management effizient zu automatisieren. Mit der Umsetzung wurde der Münchner IT-Dienstleister handz.on beauftragt, der zuvor bereits das Service-, Portfolio– und das Stammdaten-Management des Versicherers erfolgreich digitalisiert hatte. Mit der Integration der Verträge in das ITSM sind diese jetzt sicher und zentral digital verwahrt sowie jederzeit sofort abrufbar.
Der größte Vorteil für die Versicherung ist, dass die Verträge zudem automatisch den jeweiligen Kunden und Services zugeordnet sowie digital auswertbar sind.
Zielsetzung des deutschen Versicherungsunternehmens war es, im Vertrags-Management von der Papierform wegzukommen und die Vertragsdokumente statt in unübersichtlichen Kundenmappen und Vertragsordnern digital und jederzeit nachvollziehbar im zentralen ITSM-System vorliegen zu haben. Im ersten Schritt werden dazu neue Verträge in einer externen Software im PDF-Format digital unterschreibbar aufgesetzt. Die fertig unterschriebenen PDFs werden dann an eine vom Münchner IT-Dienstleister handz.on entwickelte Schnittstelle übergeben, die daraus einen entsprechenden Vertrag im Contract Management des ITSM-Tools anlegt, das ursprüngliche PDF anhängt und den Vertrag automatisch mit dem entsprechenden Kunden oder Partner aus dem Stammdaten-Management verknüpft.
Damit diese Zuordnung reibungslos und vor allem automatisiert funktioniert, galt es bei der Schnittstellen-Erstellung insbesondere darauf zu achten, die hierfür relevanten Informationen aus der externen Software effizient mit den Stammdaten des ITSM-Systems zu matchen. Eine weitere Herausforderung stellte die ebenfalls gewünschte Zuordnung der gebuchten Versicherungsleistungen im Servicemanagement des ITSM dar.
Hier greift die Schnittstelle auf die im Servicemanagement bereits gepflegten Service-Templates zu. Ist anhand der Daten aus der externen Software ersichtlich, zu welchem Service der Vertrag gehört, wird automatisch eine Service-Instanz für den jeweiligen Kunden oder Partner erstellt und dem Vertrag zugewiesen. Ist keine Automatisierung möglich, unterstützt das ITSM-Tool den Prozess mithilfe eines Wizards bzw. eines geführten Prozesses bei der manuellen Auswahl der richtigen Versicherungsleistung oder der Definition des richtigen Service-Pakets.
Beim Import der PDF-Dateien über die Schnittstelle in das ITSM-System besteht aktuell noch die Schwierigkeit, dass zwar die Zuordnung zu den Kundendaten und den gebuchten Services automatisiert erfolgt, aber wichtige, individuelle Daten des eigentlichen Vertrags (z. B. Name des Vertragsunterzeichners oder Zeitpunkt der Unterschrift) nicht automatisiert übernommen werden können, da das ITSM-System das PDF derzeit nicht auslesen kann. Diese individuellen Vertragsdaten werden daher von Mitarbeitenden der Versicherung momentan manuell eingetragen. Diesen Schritt mithilfe einer geeigneten Texterkennungs-Software ebenfalls zu automatisieren, ist als nächste Ausbaustufe des Projekts geplant.
Sobald der Vertrag vollständig angelegt und von der oder dem entsprechenden Mitarbeitenden freigegeben ist, wird er im Contract Management des ITSM-Tools auf „live“ geschaltet und gleichzeitig die Archivierung gestartet. Dazu leitet die Schnittstelle das Vertrags-PDF, das dem Datensatz angehängt ist, automatisch an ein Archivierungs-Tool weiter, wo es gesetzeskonform verwahrt wird. Gleichzeitig wird es im ITSM-Tool gelöscht und ist somit zentral an einer Stelle archiviert. Damit die Versicherung den Vertrag weiterhin für Auswertungen und Nachfragen einsehen kann, generiert das Archivierungs-Tool einen Runlink, der anstelle des PDFs im ITSM-Tool hinterlegt wird. Das heißt, das Original-PDF bleibt jederzeit per Klick einsehbar.
Kündigt ein Kunde oder Partner einen Vertrag, muss dies im Contract Management des ITSM-Tools angepasst werden. Besteht bereits ein Automatismus, der dem System die Kündigung mitteilt, erfolgt dies automatisch. Ist das nicht der Fall und kommt die Kündigung z. B. per Mail vom Kunden, muss der Vertrag manuell im Vertragsmanagement zum entsprechenden Datum auf „gekündigt“ gesetzt werden (über Mail-In-Konfigurationen ist auch hier theoretisch eine Teilautomatisierung möglich). Das ITSM-Tool berechnet aus dem Kündigungsdatum das Ende der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht und teilt dies dann automatisch der Archivierungssoftware mit, damit diese den Vertrag nach Ablauf dieses Datums löscht.
Die Digitalisierung der Verträge spart der Versicherung nicht nur Papier und Zeit im Vertragsmanagement. Ebenso sind die Verträge jetzt jederzeit digital auswert- und nachverfolgbar sowie in Tickets referenzierbar. So lässt sich unter anderem auch das Service Request Management – z. B. bei Rückfragen – leichter gestalten, da das ITSM-Tool die gebuchten Services samt den zugehörigen Verträgen für jeden Kunden und Partner im Schnellzugriff parat hat.
Wie optimieren Sie die IT-Services Ihres Versicherungsunternehmens für eine reibungslose Kundenbetreuung?
Ein effizientes IT Service Management (ITSM) ist entscheidend, um hohe Kundenzufriedenheit zu gewährleisten.
Unsere ITSM-Lösungen bieten einen ganzheitlichen Ansatz zur Planung, Bereitstellung und Optimierung von IT-Services, wodurch Sie einen umfassenden Überblick über Ihre IT-Systeme und Prozesse erhalten.
Unsere Kooperationen
